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Bilingual Administrator / administratif bilingue – APEGNB / AIGNB

Priority

This is a Contract position in Fredericton, NB posted October 19, 2020.

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Priority is proud to partner with our client, Engineers & Geoscientists New Brunswick (APEGNB), in their search for a Bilingual Administrative Assistant to join their dynamic team, based in Fredericton, New Brunswick. Reporting to the Director of Finance and Administration, this role is responsible for providing administrative support to all staff. Most importantly, the successful candidate will be the welcoming and professional face of the organization for all members as well as the public.

Founded in 1920, the Association of Professional Engineers and Geoscientists of New Brunswick (APEGNB) took responsibility of regulating New Brunswick’s engineering profession and in 1999 assumed the regulation of the geoscience profession as well. APEGNB has over 5,900 engineers, geoscientists, engineers-in-training and geoscientists-in-training registered.

Their registrants work in more than 16 different engineering/geoscience disciplines from designing and creating energy-efficient buildings and faster computers to ensuring New Brunswickers have access to clean drinking water and have safe and responsible mining practices.

Key responsibilities:

  • Provides a professional first point of contact for the organization over the phone and in-person
  • Responds to general inquiries from members and the public
  • Directs inquiries to appropriate staff person as needed
  • Provides administrative support to other staff. This includes coordination and preparation of correspondence, reports, resources or other materials, as well as data entry
  • Procurement and monitoring of office supplies as well as liaising with suppliers
  • Coordinates and manages meetings (including travel details, meeting room requirements, as well as food and beverage)
  • Acts as primary support with materials preparation for APEGNB-hosted events
  • Liaison for promotional materials requested by branches, members and/or volunteers
  • Receives payments for dues, reference materials or other items
  • Records management, including filing as well as maintenance of archives and reference materials
  • Assesses situations and makes clear recommendations, in a timely manner, that are in the best interest of the organization
  • Manages the output data from the solar array and posts to website on a weekly basis
  • Oversees maintenance and contracted services for the Association building at 183 Hanwell Road
  • Performs additional duties as required

Qualifications:

  • Post-secondary education in office administration or at least 3 years’ experience in a related field
  • Fluent oral communication skills in both official languages
  • Strong organization, prioritization, and time management skills
  • Excellent interpersonal skills with the ability to remain composed in stressful situations
  • Comfortable dealing with members of the public
  • Technical understanding of MS Office Suite, Adobe Acrobat and the ability to learn new software as needed
  • Capable of working effectively within a team as well as independently
  • Ability to review and process sensitive material with complete confidentiality
  • Confident to answer basic-level inquiries and make informed decisions on directing them to the appropriate staff person

APEGNB offers a professional and team-oriented environment with competitive compensation package and comprehensive benefits. To apply, please submit your confidential resume and cover letter to Priority as soon as possible.

Thank you for applying. Only those selected for a screening interview will be contacted.


Priority est fire de travailler en partenariat avec son client, l’Association des ingnieurs et des goscientifiques du Nouveau-Brunswick (AIGNB), afin de trouver un adjoint administratif bilingue pour se joindre leur quipe dynamique situe Fredericton, au Nouveau-Brunswick. Relevant du Directeur des finances et de l’administration, le titulaire du poste est responsable d’offrir un soutien administratif tout le personnel. Avant tout, le candidat retenu reprsentera le visage accueillant et professionnel de l’organisation pour tous les membres ainsi que le public.

Fonde en 1920, l’Association des ingnieurs et des goscientifiques du Nouveau-Brunswick (AIGNB) a assum la responsabilit de rglementer la profession d’ingnieur dans la province. En 1999, ils ont galement pris la responsabilit de rglementer la profession de goscientifique au Nouveau-Brunswick. L’AIGNB compte actuellement plus de 5 900 ingnieurs, goscientifiques, ingnieurs stagiaires et goscientifiques stagiaires inscrits auprs de l’Association.

Les membres de l’AIGNB uvrent dans plus de 16 diffrentes disciplines du gnie et des sciences de la Terre, depuis la conception et la construction de btiments conergtiques et d’ordinateurs plus rapides jusqu’ l’assurance de l’eau potable et des pratiques minires responsables.

Principales responsabilits :

Sert de premier point de contact professionnel de l’organisation tant au tlphone qu’en personne.

Rpond des demandes de renseignements des membres et du public. Dirige les demandes de renseignements vers l’employ appropri au besoin.

Offre un soutien administratif aux autres employs. Les tches, comprennent entre autres, la coordination et la prparation de la correspondance, des rapports, des ressources ou autres matriels, ainsi que la saisie des donnes.

S’occupe de l’achat et du suivi des fournitures de bureau, et assure une liaison avec les fournisseurs.

Coordonne et gre les runions (y compris les dtails concernant les dplacements, les besoins en matire des salles de runion, ainsi que les aliments et boissons).

Sert de point de contact principal quant la prparation des documents pour les vnements organiss par l’AIGNB.

Assure une liaison pour la fourniture des documents promotionnels demands par diffrents secteurs, les membres ou les bnvoles.

Reoit des paiements pour les cotisations, les documents de rfrence et autres choses.

Assure la gestion des documents, y compris le classement et la tenue des archives et des documents de rfrence.

value les situations et formule des recommandations claires en temps utile qui sont dans le meilleur intrt de l’organisation.

Gre les donnes de sortie des panneaux solaires et les affiche sur le site Web chaque semaine.

Supervise les services d’entretien et services fournis sous contrat pour le btiment de l’Association, situ au 183, rue Hanwell.

S’acquitte de toute autre tche au besoin.

Comptences :

tudes postsecondaires en administration de bureau ou au moins trois ans d’exprience dans un domaine connexe.

Excellentes comptences en communication orale dans les deux langues officielles.

Aptitudes marques pour l’organisation, l’tablissement des priorits et la gestion du temps.

Excellentes habilets en relations interpersonnelles, tout en ayant la capacit de demeurer calme dans des situations stressantes.

Aisance dans les relations avec le public.

Connaissances techniques lies la suite MS Office, Adobe Acrobat et capacit utiliser de nouveaux logiciels au besoin.

Capacit de travailler efficacement en quipe de mme que de faon indpendante.

Capacit d’examiner et de traiter des documents de nature dlicate en toute confidentialit.

Capacit de rpondre avec assurance aux demandes de renseignements gnraux et de prendre des dcisions claires pour tre en mesure de diriger les gens vers l’employ appropri.

L’AIGNB offre un environnement professionnel ax sur le travail d’quipe, ainsi qu’un rgime de rmunration concurrentiel et un programme complet d’avantages sociaux. Nous demandons aux candidats intresss de faire parvenir leur curriculum vit et leur lettre de prsentation Priority dans les meilleurs dlais et en toute confidentialit.

Nous remercions les candidats de leur intrt; toutefois, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues la prslection.